Fem anledningar till varför det inte händer något

Vi vet ju precis vad som ska göras – men varför blir det aldrig gjort? Det är en fråga som jag hör lite då och då ute hos våra kunder. Och analyser visar att av det som beslutas i en organisation genomförs i slutändan c:a 40% i snitt. Varför är det så? Jag läste en analys av detta i boken ”The Knowing-Doing Gap” av Jeffrey Pfeffer och Robert Sutton.

Författarna menar att grundproblemet är att vi förväxlar handling med ord. Det kan ta sig uttryck på lite olika sätt:

1. Beslut i stället för handling. Ett praktexempel är omorganisationer, som ofta är ett effektivt sätt att få saker att se ut som att de händer, men egentligen är det oftast – som någon uttryckte det – bara ett sätt att flytta om stolarna på Titanic. Ett annat exempel kan vara möten, som tar mycket tid och resurser i anspråk men alltför ofta resulterar i ett beslut som sedan aldrig genomförs.

2. Presentationer i stället för handling. Vissa organisationer fokuserar så mycket på rapporter att de tror att rapporterna själva skapar värde. Det gör de oftast inte, det är de förbättringar som rapporterna leder till som är värdeskapande.

3. Dokument i stället för handling. Se ovan; tillverkning av policys, program, processbeskrivningar och liknande är inte i sig värdeskapande handlingar, de är steg för att underlätta värdeskapandet. Men av någon anledning upplever de som skapar dessa policies att det är det som är det viktiga – inte genomförandet och uppföljningen av policyns innehåll.

4. Målsättningar i stället för handling Förväxla inte målen med genomförandet av dem. Det är jättebra och viktigt att sätta och uttala ambitiösa mål, men innan man genomfört konkreta åtgärder för att nå dem är de faktiskt bara ord.

5. Planering i stället för handling. Det är förbluffande hur många som förväxlar planeringsarbete med genomförande. Jag brukar säga att de flesta organisationer är ganska baktunga i PDCA-cykeln: de lägger absolut mest tid och kraft på att planera vad de ska göra och sedan mindre och mindre på de följande stegen Genomföra-Följa upp-Förbättra. Vänd på steken och börja genomföra saker, följ upp och förbättra arbetssätten och använd den kunskap ni får av att göra saker för att planera med lite mer kunskap om verkligheten in i processen.

 

Ola Ljunggren Bergeå, 2014-05-09