Förbättringstips: Håll en förenklingsdag!

C2_Ola_Ljunggren_Berge_270x392Vi på C2 brukar alltid förespråka att ni ska göra om era internrevisioner till förbättringsdagar. Här är ett nästa steg. Gör om era internrevisioner till Förenklingsdagar!

De flesta verksamheter jag besöker gör det för svårt för sig på ena eller andra sättet. Ofta beror det på att yttre omständigheter förändras. Det kan till exempel vara en ny lag som reglerar vem som får göra vad, eller någon aktör som plötsligt ställer större krav på redovisning och uppföljning. Det kan också vara en extern kontroll som anmärker på eller ifrågasätter sättet man arbetar, t ex en revision eller inspektion från en myndighet.

Och sedan anpassar man verksamheten efter detta och sväljer förtreten att man samtidigt krånglar till arbetssättet. Problemet är att detta händer gång på gång. Alltid åtföljt av samma resonemang: ”Vi kan inte göra så mycket åt det, det här är ett krav utifrån.”

Men det är inte bara yttre faktorer som skapar krångel, åh nej. En del verksamheter krånglar till sina arbetssätt något enormt, utan yttre tryck. Ibland beror på det på en viss nyckelperson som vill ha det på ett visst sätt och som ingen riktigt ifrågasätter. Ibland beror det på dålig kommunikation mellan avdelningar så att man gör på flera olika sätt inom samma organisation – och inte reflekterar över det. IT-system som inte är anpassade till verksamheten är också en mycket vanlig krångelkälla.

Och sist men inte minst: Kontrollbehov. Dessa kontrollbehov som skapar hängslen och livremmar i hela verksamheten. ”Är det inte bäst att alla fakturor attesteras av vd, trots allt, så att vi är säkra på att inget slinker igenom?”

Tips från coachen: Nä.

Alltså: Källorna till krånglighet är många. Och om du skulle sätta dig ner och fundera över saker som skulle kunna förenklas i din egen verksamhet skulle du säkert få en lång lista. Varför inte samla ihop fler villiga enkelhetsivrare och hålla en förenklingsdag? En dag då ni fokuserar helt och hållet på hur ni kan jobba enklare men med bibehållen kvalitet. Här har du några tips på teman för att få idéer till vad ni kan förenkla:
– Tidsrapportering: Går att förenkla hur långt som helst. Finns inget kundvärde i att det blir 100% exakt.
– Attestering och godkännande av fakturor. Tänk vad mycket tid detta tar i organisationen. Förenkla!
– Möten: Allt från bokning av lokaler till hur ni skriver protokoll. Hur många mantimmar skulle ni spara per år på att förkorta alla möten med 15 minuter?
– Rapporter: Visst kan ni egentligen samla alla era rapporter på en A4 om ni koncentrerar er på det viktiga? Erkänn!
– Uppföljning: Enkel uppföljning är A & O för ett fungerande förbättringsarbete. Gör det enkelt och visuellt.

Se där några tips på förenklingsområden. Ni kommer säkert hitta många fler. Hör av er om ni behöver hjälp! 

Lycka till!

Ola Ljunggren Bergeå

  • Martin

    Ett annat tips: Att skriva en utförlig instruktion tar jättelång tid och passar möjligtvis bra för de som inte kan uppgiften, men väldigt snabbt minskas behovet av instruktionen och den kan då kortas ner till att bli en checklista istället. Pröva istället att ta fram checklistor och utgå ifrån dessa. Man sparar jättemycket tid vid framtagandet och löser oftare än man tror behovet av instruktioner.

    • Ett utmärkt förslag! Fram för fler checklistor och visuella pedagogiska bilder i stället för Word-dokument som ingen läser.