Gör du detta typiska misstag i grundorsaksanalysen?

Ola Ljunggren Bergeå

En av grundbultarna i systematiskt förbättringsarbete är analysen av rotorsaken till problem. Genom åren har jag sett att just grundorsaksanalys är ett av de moment som är svårast att implementera på bred front som en gemensam vana i organisationer.

Samtidigt är orsaksanalys det specifika moment som brukar lyftas fram som den stora anledningen till t ex Toyotas framgångar – att de fått alla medarbetare att dagligen ställa sig frågan ”varför?” fem gånger om de stöter på ett problem.

Men metoden ”fem gånger varför?” kan trots sin upplevda enkelhet vara lite lurig i praktiken. Ett vanligt fel är nämligen att man glömmer den viktiga följdfrågan – ”fem gånger ’hur vet du det?’”

Grejen med grundorsaksanalys är nämligen inte att sitta vid sitt skrivbord och gissa sig till vad som är orsaken till de direkta orsaker man kan se, utan att gå ut i verksamheten och säkerställa vad orsakssambanden egentligen är. Styrkan ligger i att kombinera ett ständigt frågande av ”varför?” med ett ständigt sökande efter data som kan säga något om det faktiska nuläget.

Det kan låta självklart, men det är det inte i alla organisationer jag möter.  Det beror på vilket perspektiv organisationen och dess ledare har på fakta och mätningar i sin verksamhet. Det beror också till stor del på hur stor vikt organisationen lägger på förbättringsarbete och löpande analys av grundorsaker till sina problem.

Och när det gäller att gå ut och undersöka hur det ser ut i verkligheten är det tyvärr alltför lätt att man som ledare inte hinner, orkar eller bemödar sig. Men som John le Carré så kärnfullt konstaterade: ”Ett skrivbord är en farlig plats att betrakta världen ifrån.”

Med andra ord: Vill du lyckas med grundorsaksanalysen, ställ dig följande frågor fem gånger:
1. Varför har vi detta problem = vad är orsaken?
2. Hur vet jag det = vilka tillförlitliga fakta har jag att gå på?
3. Hur får jag reda på de fakta som behövs för att säkerställa orsaken?

Sedan är nästa utmaning att våga agera enligt vad fakta säger, och det är förstås en annan fråga. Men i min erfarenhet är det en mycket bra förutsättning att först ha gjort en bra och säkerställd orsaksanalys enligt ovan, för att våga ta rätt beslut.

Lycka till!
Ola Ljunggren Bergeå