Har ni nått startpunkten för ständiga förbättringar?

De flesta som anser sig vara inne på en förbättringsresa är helt fel ute. Den nödvändiga basen för ett framgångsrikt förbättringsarbete saknas. Deras förbättringsinitiativ ger sällan hållbara resultat och inte förrän de tar sig till den rätta startpunkten kan det verkliga förbättringsarbetet börja.

Förra hösten föreläste jag på Riksforum för Förslag & Förbättringar precis före Dave Logan som bl.a. skrivit Tribal Leadership och Three Laws of Performance. Efter våra föredrag pratade vi om hur våra olika perspektiv påverkar våra möjligheter att lyckas med ständiga förbättringar. Dave berättade att färre än en fjärdedel av organisationerna han och hans medförfattare studerade när de skrev Tribal Leadership utvecklat den anda som krävs för att ständiga förbättringar ska kunna lyckas.JagOKduOK

Här är en modell som började utvecklades 1969 av Thomas Anthony Harris och den beskriver fyra tänkbara förhållningssätt till livet. Den är också en utmärkt utgångspunkt för att kategorisera olika organisationskulturer.

Lyckligtvis hittar vi endast 2 % av alla organisationer (mestadels kriminella gängbildningar) i det livsföraktande tillståndet ”Livet suger”. ”Mitt liv suger” eller ”Vårt liv suger” om du så vill, beskriver andan i betydligt fler organisationer – hela 25 %. Offermentalitet är ett annat sätt att beskriva denna kultur och proaktivt handlande förekommer extremt sällan i dessa grupper, vilka enligt dem själva får alldeles för lite uppskattning. Nästan hälften, 48 % av alla organisationer, hör enligt Dave och hans medförfattare hemma på den tredje kulturnivån – ”Jag är fantastisk, men det är inte du”. Här vill alla vara hjältar och diskussionen om de långsiktigt hållbara lösningar på de gemensamma utmaningarna förhindras av självhävdelse och en verbal dragkamp där respektive individ försöker styra in samtalet på det ämne som hon eller han behärskar bäst.

Att en så stor andel av alla organisationer har ett förhållningssätt till livet som kan rubriceras som ”Mitt liv suger” eller ”Jag är fantastiskt, men det är inte du” har sin naturliga förklaring. Som barn ser vi att vuxna har mer makt, styrka och kompetens än vi själva. De vuxna är OK, men inte vi. I skolan, och därefter arbetslivet, får vi en chans att avancera – genom att överträffa andra. De som lyckas prestera bättre än resten skiftar så småningom perspektiv till att se sig själva som överlägsna.

Grundinställningen ”Vi är fantastiska” kommer av övertygelsen att jag är OK som jag är och således är du OK som du är. Hit tar sig bara 22 % av alla organisationer och för att lyckas krävs en uppenbarelse – en insikt om att tillståndet ”Jag är OK, du är inte OK” är en illusion. Att tänka att en annan person inte är OK, är mindre värd, implicerar att du inte är OK med dig själv. Om du var OK med dig själv skulle du inte ha något att försvara och därmed skulle du inte heller ha ett behov av att se (och i tanken eller verbalt påtala) brister hos andra för att rikta uppmärksamheten från dina egna. När du är 100 % OK med dig själv däremot, blir alla runt omkring dig OK de också. Resan genom de olika tillstånden har sin naturliga ordning. Det går inte att gena från ”Livet suger” direkt till ”Vi är fantastiska”. Föst behöver vi förstå att det inte är livet i allmänhet som suger utan mitt liv. Den insikten ger mig en bild av något bättre, något att önska eller till och med avundas. Med hjälp eller lite tur kan jag sedan komma i kontakt med åtminstone ett område där jag är bättre än andra. Därmed börjar jag sakta bygga mitt ego tills jag, förhoppningsvis, en dag inte behöver det längre.

Om inte den stora majoriteten i er verksamhet mentalt befinner sig högst upp till höger i fyrfältaren (Jag är OK och du är OK) får ni inte ut ens en bråkdel av vad ni skulle kunna av ert förbättringsarbete. Kan en person som inte är OK med sig själv ta kritik på ett konstruktivt sätt? Kan sen sådan person samarbeta effektivt, ta personligt ansvar, växa? Går det att coacha någon som anser sig vara förtryckt av chefen? Går det att coacha någon som enbart går in för att upprätthålla sin fläckfria fasad?

Vad gör ni i er organisation för att skapa en anda av ”Vi är fantastiska”? Vad gör ni för att få alla att känna att de är OK som de är och inte enbart uppskattade för deras prestationer? Hur gör ni olikheter till styrkor och skapar den trygghet som krävs för att börja stäva mot något som är större än ni själva?

På C2 arbetar vi systematiskt med att utveckla vår kultur, att skapa rätt anda. Sedan tio år tillbaka ger vi varandra regelbunden positiv feedback. Inför våra månadsvisa möten skriver vi beröm till varandra på Post-it-lappar och sätter dem på vår berömtavla. Det första som händer på mötet är att vi läser berömlapparna för varandra. Alla får och ger rikligt med beröm. I början berömde vi främst uppnådda resultat. Nu sätter vi mer fokus på beteenden (hur resultat uppnås) och vilka vi är. Vår utveckling, vilken går in linje med de fyra kulturnivåerna, känns naturlig och vi märker att en miljö där vi genuint uppskattar varandra för vilka vi är (och inte enbart för våra prestationer) gör oss till ett starkt team där vi som individer kan börja växa på riktigt.

Effekterna vi upplever gör att vi vill utveckla vår kultur ännu mer. Sedan ett drygt halvår investerar vi en dryg procent (ca 2 timmar i månaden) till att förstärka känslan av ”jag är OK och du är OK”. Med jämna mellanrum samlas alla på C2. Vi delar in oss tre och tre och svarar i turordning på frågan ”vem är du och varför är du här?”. Var och en får fem minuter på sig att svara på frågan. Går inte de fem minuterna åt sitter vi tysta tillsammans till tiden är ute. Sedan får den som pratat positiv feedback på vad hon sagt under en minut vardera från de två övriga. När vi gått varvet runt säter vi oss alla tillsammans och pratar om något som är viktigt för oss för tillfället – en aktuell utmaning, ett tema vi behöver skapa samsyn kring eller dylikt. Alla får ett par minuter på sig att ostört ge sin syn på saken och när vi gått laget runt enas vi om hur vi ska gå vidare, om något behöver göras och i så fall vem som gör vad och när det ska vara klart. Det här är en superenkel metod för att stärka relationer, skapa samsyn och staka ut vägen framåt. Nästan alla tid går till att prata om oss, vårt syfte samt hur vi ser på saker och ting men trots att bara en bråkdel av tiden läggs på vad som ska göras blir genomförandegraden av det vi kommer fram till mycket högre än annars. Kanske inte så förvånande – att bli bekräftad för den man är och att få möjlighet att ge sin syn på saken är uppenbara engagemangshöjare!

I de ledningsteam jag utbildar och coachar inför jag denna enkla ritual. De, precis som vi, upplever hur förhållningssättet till varandra blir öppnare och att de sakta men säkert börjar bemästra den ädla och oumbärliga konsten att hålla isär person och sak. Först när vi klarar det kan förbättringsarbetet verkligen ta fart.

Med dessa angreppssätt kan vi då och då bryta oss ur boxen till ett tillstånd av ”Livet är fantastiskt”. Här blir konkurrensen och vad andra gör oväsentligt. Istället börjar vi fokusera på något mycket större än oss själva, en högre ledstjärna. Och visst vet ni vad som händer när ni uppriktigt siktar mot stjärnorna?C2_Joakim_Ahlstrm_270x392

Lycka till med att utveckla den anda som krävs för ett riktigt framgångsrikt förbättringsarbete!

/Joakim Ahlström, Konsultansvarig på C2 Management

PS: Vill du bli ännu bättre på att utveckla en kultur präglad av starka relationer, tillit, samsyn och resultatskapande? Anmäld dig till årets viktigaste förbättring händelse – Riksforum 2015!