Sex saker som försvårar ert förbättringsarbete

Gör ni något av dessa klassiska misstag?Wrong_way_webb

Det är tyvärr ganska lätt att göra det svårt att skapa förbättringar. Det händer att chefer och ledare skapar hinder som gör det lite för komplicerat att bidra med sina idéer och inspel till en bättre verksamhet. Gör du och din verksamhet något av dessa vanliga misstag? Sluta i så fall!

Misstag 1: Att ni försöker sätta en peng på förbättringar på förhand
Be inte dina medarbetare att försöka uppskatta den ekonomiska vinsten av en viss förbättring de vill genomföra. Det är sällan deras drivkraft. De ser ett problem och vill åtgärda det.

Misstag 2: Att ni kräver för mycket information i första skedet
Låt dina medarbetare presentera problemet – det gap som ska överbryggas – och hur det skulle kunna gå till. Kräv inte in en massa ”nice to know”-information direkt, t ex genom obligatoriska fält i förbättringssystemet som egentligen bara syftar till att skapa statistik. Medarbetaren kanske inte alls vet vem som ska ta beslut i frågan, eller vilka affärsområde som involveras. Samla in den informationen senare, när du fått in information om vad problemet är.

Misstag 3: Att ni bara låter stora förbättringar vara intressanta
En klassiker som håller borta många goda förbättringar är att inte ta emot små, till synes ointressanta förbättringsförslag med öppna armar. Om dina medarbetare tycker att cykelställen är det största problemet just nu, ta det på allvar. Forskning visar att ju fler förslag som kommer in och förbättringar som genomförs, desto bättre blir kvaliteten på de bästa och viktigaste. Att sålla bort förslag i tidigt skede är att kasta bort engagemang.

Misstag 4: Att ni gör förbättringsarbete till en expertkompetens
Om ni vill att förbättringsarbete ska vara allas angelägenhet, gör det enkelt för alla att kasta sig in i det. Förlita er inte på eldsjälar, kvalitetschefer, verksamhetsutvecklare eller black beltare. Använd alla dessa för att inspirera och lära upp hela organisationen i enkla metoder och principer, men låt dem inte fastna i att driva förbättringsprojekten själva. Förbättringsarbetet måste ske i den ordinarie linjeverksamheten, av alla chefer och medarbetare.

Misstag 5: Att ni låter förbättringsarbetet vara en sidoverksamhet
Att arbeta med förbättringar är att träna organisationens förmåga. Låt det inte bli något som sköts med vänster hand, utan koppla det hela tiden till det ni försöker åstadkomma: kundnöjdhet, säker arbetsmiljö, produktivitet, kvalitet, lönsamhet osv. Efterfråga varje dag förslag till förbättringar för att nå verksamhetens mål!

Misstag 6: Att ni återkopplar för långsamt (eller inte alls)
Om ni ber medarbetare att lösa problem i vardagen och bidra med förslag hur ni som organisation kan utvecklas, se till att återkoppla när de faktiskt gör det – och gör det direkt! Samla inte ihop all återkoppling en gång i halvåret utan bygg in uppföljningen av förbättringsarbetet som en del av ledningens dagliga rutin. Ge alla det de behöver för att kunna gå vidare med sin problemlösning, så snabbt som möjligt. Och ge alla den feedback de behöver – såväl beröm som ramar. Gör det enkelt för dina medarbetare att skapa förbättringar!

Vill du lära dig mer om hur du undviker misstag i förbättringsarbetet och i stället vässar din ledarkompetens med fokus på att skapa ständiga förbättringar? Delta i C2s program ”Gör det enkelt – ledarprogrammet” med start i april eller i september.

Eller varför inte köpa min bok ”Gör det enkelt – en handbok i ledarskap för ständiga förbättringar”? Kostar bara 100 spänn. Som hittat!

Lycka till!
/Ola