Light-bokslut på Skandia blev Årets förbättring 2013

Skandia_arbetsgrupp_webbEn förändrad styrmodell och en ny koncernorganisation blev en utmaning för Skandias Financeavdelning på flera sätt. Genom tydlig kundbehovsanalys kunde en lång rad moment tas bort eller förändras i boksluts- och managementrapporteringen.  Resultatet blev att hela processen tog kortare tid, och totalt frigjordes 13 arbetsdagar per månad – tid som kommer att användas till verksamhetsutveckling.

– Den frigjorda tiden har varit helt avgörande för att få framdrift i vårt förbättringsuppdrag, säger Ulrika Boman, koncernredovisningschef.  Dessa förbättringar leder i sin tur till högre kvalitet i bokslut och rapportering, samt möjliggör snabbare processer vilket ger mer tid för analys, uppföljning och utveckling,

Skandia antog utmaningen att nominera en genomförd förbättring till C2 Managements tävling ”Årets förbättring”. Företaget presenterade en tydlig problembild, vilka aktiviteter man gjort och vilket resultat man nått. Förbättringen imponerade på juryn:

Skandias förbättringsprojekt hade stort kundfokus och skapade ett tydligt värde. De har tagit reda på vad som är viktigt för kunden och designat processen med detta som utgångspunkt. Sedan har de genomfört konkreta, strukturerade förbättringar och följt upp resultatet på ett tydligt och enkelt sätt, säger Lars Nilsson, vd på C2 Management.

Att bryta upp från en företagsstruktur för att gå till en annan kräver kunskap, energi och tid från medarbetare och chefer på alla nivåer. För att kunna genomföra de förändringar som krävdes i ombildningsprojektet, utveckla sina processer inför framtida behov och börja rapportera det som efterfrågades var Skandias medarbetare tvungna att frigöra tid, som inte fanns, och ta bort slöserier.

Vägen framåt blev att anta utmaningen och att hitta rätt nivå på de i särklass mest resursintensiva processerna: bokslut och managementrapportering.  Detta innebar att anpassa omfattningen till olika tidpunkter på året. För chefer såväl som medarbetare innebar det att släppa invanda mönster och ifrågasätta det egna arbetet. Varför gör vi detta? I vilket syfte? Vem behöver detta? Utgångspunkten var hela tiden att det var bättre att ta bort för mycket än för lite – det skulle ju alltid gå att lägga till det igen utan att tumma på lagar och regler.

Den tid som frigörs vill Finance-avdelningen använda för att i ännu större utsträckning bidra i viktiga strategiska projekt, likväl som avdelningsspecifika utvecklingsprojekt. Tanken är att använda den frigjorda tiden till att skapa utrymme för personlig utveckling och att säkerställa kompetensen att ta sig an ökade krav kopplat till nya regelverk och annat utan att behöva utöka bemanningen.

– Vi har fått ett mycket stort utbyte av förbättringen. Numera kan vi fokusera den frigjorda tiden på att ytterligare anpassa våra leveranser enligt våra kunders önskemål, lägga mer tid på analys och rekommendation samt gå i mål med våra prioriterade projekt i en snabbare takt, säger Michel Jonson, chef för Financial Control.

Årets förbättring är en tävling arrangerad av C2 Management för att uppmärksamma framgångsrikt förbättringsarbete.