Alla processers moder: Varför hållbar framgång kräver stark samhörighet

Patrick_Cowden_2

Patrick Cowden

Av Patrick Cowden och Rene Junkes, Beyond Leadership, Berlin (Översättning: Ola Ljunggren Bergeå, C2 Management)

Patrick är huvudtalare på årets Riksforum för förslag och förbättringar. Läs mer och anmäl dig här.

Om företag och ledare verkligen vill utveckla sin verksamhet i en långsiktigt hållbar riktning måste de börja där varje process egentligen startar: Hos de anställda och deras känsla av samhörighet. Det är nämligen bara i team med stark samhörighet som medarbetare kan frigöra sin fulla potential.

Det är lite av sanningens minut. De anställda och deras chefer samlas för ett möte framför en tavla på fabriksgolvet. All relevant information från verksamheten finns där på tavlan. Fokus ligger på siffror: kostnader, deadlines, olyckor, avvikelser och produktivitet. Siffror som de inblandade kan sätta i ett sammanhang och förstå som trender och mål, problem och förbättringsmöjligheter – allt på samma ställe. Möten mitt i verksamheten är effektiva eftersom besluten tas i direkt anslutning till den dagliga verksamheten. Ansvarig chef sitter inte gömd på ett kontor eller i ett möte med excellistor och e-post. Hon är tvärtom i värdeskapandets centrum, där nya strategier implementeras, nya tekniker används och där saker – oftast – inte sker enligt de planer och teorier som utvecklats av ansvariga högre upp i organisationen.

Rene Junkes

Rene Junkes

En ledare har sin största chans att leda i direkt kontakt med sina anställda. Hon lär känna individerna som sitter inne med kunskaperna om varför en viss maskin producerar för många defekter, varför en viss logistikkedja är bruten eller varför samarbetet i ett visst team inte fungerar som man vill.

Det är inte siffrorna som brister – det är känslan av samhörighet
Men tyvärr kommer inte alltid hela sanningen fram vid styrningstavlan. Gruppens diskussion kretsar kring siffror och mätningar. Chefen analyserar gruppens prestation baserat på nyckeltal och ger nya mål med utgångspunkt i dessa. Men mycket viktig information kommer aldrig i dagen. Som: Hur mycket tillit ligger till grund för de åtgärder som görs? I hur stor utsträckning hjälper teamets medlemmar varandra? Är sammanhållningen och lagandan stark nog för att vi ska kunna ta oss an nästa stora utmaning?

Studier visar att företags framgång hänger tydligt ihop med dessa ”mjuka”, mellanmänskliga faktorer. Men de flesta chefer ger dem liten eller ingen uppmärksamhet så länge resultaten håller sig inom de förväntade gränserna. Detta gör att potentialen i en aktivitet som tavelmöten aldrig realiseras till fullo. Det kan man exempelvis se i hur defekter hanteras: Hur många avvikelser och produktionsfel som rapporteras på tavlan beror i slutändan på hur trygga och betrodda medarbetarna känner sig i relation till sina kollegor och arbetsledare.

Ständiga förbättringar är bara möjliga att skapa när relationerna inom teamet och mellan olika nivåer i organisationen bygger på att alla är öppna med sina egna fel och brister. När jag som individ gör ett misstag vill jag vara helt säker på att jag inte kommer att förlora vare sig tillit eller uppskattning på att erkänna detta.

Varför tar vi hand om maskiner, men inte människor?
Kvalitén på relationerna i ett team, och varje teammedlems trygghetskänsla i sin egen omedelbara närhet, är oerhört viktiga för att lyckas med daglig styrning och lean-ledarskap. Därför bör chefer och ledare ägna mycket uppmärksamhet åt några viktiga processer som avsevärt påverkar övriga processers prestanda: Vilken samhörighet vi känner och hur vi interagerar.

Bolag investerar årligen miljarder i att förändra sättet de mäter och styr sin framgång, i att utveckla och implementera ny teknik och i att optimera produktion och processer. Väsentligt mindre investeras i att utveckla de medarbetare som omsätter dessa strategier och processer till verklighet. De som förväntas använda denna nya teknik, och som uppdras att driva förändringsprojekt som ska nå önskvärda resultat får inte ta emot samma investering. De flesta företag antar nämligen samma sak: Att medarbetarnas produktivitet och teamens effektivitet påverkas främst av ekonomiska incitament och målstyrning. Men så fungerar inte den mänskliga naturen. Människan vill lyckas med saker tillsammans med andra. Denna naturliga drift mot gemenskap och samröre lämnas alltför ofta åt slumpen. Ett sådant angreppssätt skulle vara otänkbart gentemot maskiner.

TPM – Total Productive Maintenance – dominerar maskinparkerna i de flesta av Tysklands industriföretag. Självklart är det regelbundna maskinunderhållet A och O i en sådan process. Driftstopp i produktionen undviks och långsiktig prestanda säkerställs genom ordentligt och systematiskt underhåll. Företag har insett att det inte går att minska stopptiderna i produktionen genom att skönmåla siffrorna. Vad skulle hända om vi använde denna insikt också för människor och team? Om vi inte bara lämnade vårt behov av social samhörighet åt slumpen, utan faktiskt aktivt investerade även i denna affärsmässiga framgångsfaktor?

En stark laganda är skillnaden
Varje företag har superproduktiva team som är mer framgångsrika inom sitt område än något annat på företaget eller hos någon konkurrent. Den som någon gång umgåtts med medlemmar i ett sådant team märker snart att saker är annorlunda där. Nyckeln till deras framgång är hur mycket de bryr sig om teamet och om varandra, om sina chefer och de kunder och leverantörer de samarbetar med. Varför? För att starkt produktiva team alltid visar sig vara team med stark känsla av intern samhörighet.

Vetenskapliga studier visar att team med stark samhörighet präglas av bättre samarbete. Teammedlemmarna angriper sina uppgifter med entusiasm, snabbhet och stort engagemang. Dessa team blir väldigt tåliga, samtidigt som de kan hålla kreativiteten och produktiviteten uppe utan yttre tryck eller motivationsfaktorer. De lär sig snabbare, reagerar mer flexibelt på yttre förändringar och hittar själva nya vägar framåt mot sina uppsatta mål.

Alltså: För att kunna optimera era processer till högsta nivå och för att göra hela er värdekedja maximalt effektiv behöver ert företag inte bara ett, utan en lång rad starkt sammansvetsade team. Dessa team uppstår inte av sig själva. Basen är en samhörighet som byggs medvetet av ledarskapet inom organisationen.

Att investera i kvalitén på mänskliga relationer ger hög avkastning. Starkt samhöriga team är nöjdare och friskare, även vid större arbetsbelastning. Och de skapar de bästa resultaten, just eftersom det inte är siffrorna eller den nedre raden som är i fokus för deras uppmärksamhet, utan människorna själva.

C2 Management 2015-08-25