W-M Alitea: Det som startade med ärendehantering blev ett helt kvalitetsledningssystem

Ungefär som ”Anslagstavlan” på tv, där alla lappar blåser bort och ersätts av ett enda papper. Så beskriver Roger Östlund, kvalitetsansvarig på Alitea, förändringen när de införde System C2 för hela sin kvalitetsledning, inklusive lean och ärendehantering. Relaterad bild

– Ja, det var faktiskt nästan precis så det gick till. Från början var det ett ärendehanteringssystem vi behövde, efter att vi i november 2016 bytte till ett nytt affärssystem som inte hade någon sådan funktion.

När de vände sig till C2 behövde de även hjälp med lednings-systemet. Alitea Watson-Marlow tillverkar peristaltiska pumpar för främst livsmedels- och läkemedelsindustrin, vilket innebär tuffa kvalitetskrav på såväl produkterna som på hur företaget hanterar avvikelser, spårbarhet med mera.

– Även om vi hade processer och verktyg var det väldigt rörigt, till exempel hade vi en förbättringsprocess i tre versioner. Vi skulle också gå upp till 2015-standarden för ISO 9000. Vårt gamla ISO 9000 hade under lång tid vuxit genom att man lagt till saker, lappat och lagat. När C2 kom in öppnade sig en möjlighet att ta ett nytag och helhetsgrepp om hela kvalitetsledningen, fortsätter Roger Östlund.

Med hjälp av C2 har Alitea nu en standardiserad och tydlig process för allt från avvikelser till förbättringsförslag och arbetsmiljö. Vd Lars Eriksson poängterar enkelheten och överskådligheten, att processen faktiskt ryms på en sida.

– Vi har mer än halverat antalet dokument, det hade vi aldrig vågat göra på egen hand. Tomas på C2 har gjort ett fantastiskt jobb med att gå igenom all vår dokumentation, som vi satte upp på väggarna för att se precis allt vi hade. Sedan plockade vi bort det vi inte behövde, dubbeldokumentation, onödiga steg och processer som vi inte använde.

– Ja, det var otroligt mycket som grävdes fram, till vår förskräckelse och förtjusning, säger Roger Östlund. Med System C2 har vi återtagit kontrollen och fått ett gemensamt ägandeskap på ett helt annat sätt. Istället för att ducka och hänvisa till en ensam kvalitetsansvarig, kan alla stå bakom det och säga ”så här ser vår process ut”. När kunder kommer på revision öppnar vi dörrarna och välkomnar dem att granska allt och gärna hitta något som vi kan göra bättre. Det är mycket roligare att kunna ha den inställningen istället för – hoppas att vi klarar oss.

Redan efter bara några månader är System C2 väl etablerat på Alitea och vd Lars Eriksson är säker på att det ger konkreta resultat även på sista raden.

– Ja, på sikt är jag övertygad om det eftersom vårt jobb blir mycket effektivare. Nu fokuserar vi på att lösa de avvikelser och problem som uppstår, istället för att diskutera själva processen. Vi har ett system som är transparent och enkelt, som är långsiktigt hållbart. Det gör att vi är väldigt bra rustade inför framtiden.