Förbättrad insikt genom spindelcoaching

Den sista fredagen varje månad träffas vi på C2 Management alltid för ett månadsmöte. Under denna dag är syftet att gemensamt identifiera förbättringar och redovisa hur vi ligger till mot våra personliga respektive företagsgemensamma mål. Agendan för våra månadsmöten har förändrats och utvecklats över tid, men ett specifikt moment har blivit bestående: Spindeln.

 

Spindelns fem steg
Inför varje månadsmöte har alla i uppdrag att förbereda sin personliga spindel på ett stort papper i A0-format. Spindeln består av fem steg som genomförs i följande ordning:

  1. Självrannsakan
  2. Utfall mot mål
  3. Problemidentifikation
  4. Orsaksanalys
  5. Förbättringsförslag

De fem stegen illustreras som ben från en cirkel i mitten på A0:an med den anställdes namn och innevarande månad – ungefär som en spindel (en fembent sådan).

1. Självrannsakan
Det första steget i spindeln är en självreflektion där följande tre frågor ska besvaras:

– Har du haft kul?
– Är du nöjd med din insats?
– Hur är det med hälsan?

Varje fråga besvaras genom att rita en glad/ledsen gubbe samt skriva ned ett antal exempel på vad svaret grundar sig i. Syftet med självrannsakanssteget är att lyfta blicken och få en möjlighet att påminna sig själv om positiva händelser under den gångna månaden.

2. Utfall mot mål
Samtliga medarbetare på C2 har personliga mål inom bland annat antal genomförda förbättringar, kompetensutveckling och fakturering. Under denna punkt redovisas månadens utfall, YTD (year to date) samt prognos för kommande månad. De utfall som ligger i fas färgläggs gröna medan de utfall som inte följer plan färgläggs röda.

3. Problemidentifikation
– Var klämmer skon?

I detta steg listas och rangordnas problem. Dessa kan dels vara kopplade direkt till gap mellan mål och utfall (steg 2), dels känslan av tillfredsställelse i arbetet (steg 1). Problemen rangordnas sedan efter grad av betydelse.

4. Orsaksanalys
Spindelns fjärde steg kräver en hel del eftertanke. För att kunna komma tillrätta med upplevda eller faktiska problem behöver man ta reda på grundorsaken till att problemet har uppstått. Det kan exempelvis göras genom att ställa sig frågan varför ett antal upprepade gånger.

5. Förbättringsförslag
I spindelns femte steg listas de förbättringsförslag som syftar till att eliminera problemen som identifierades i steg 3 samt grundorsakerna i steg 4. Under nästkommande månad skall dessa förbättringar genomföras för att inte samma problem ska uppstå igen eller kvarstå. Förbättringarna som identifieras kan både vara aktiviteter av enklare karaktär och mer omfattande handlingsplaner.

Detta steg kommer under nästa månad inledas med en uppföljning för att säkerställa att förbättringsförslagen har genomförts enligt plan.

Spindelcoachingen
I tio minuter redovisas spindlarnas fem steg i grupper om tre deltagare. Under redovisningen är åhörarna helt tysta. Därefter har de i uppgift att under ca 20-30 minuter coacha den som redovisat med hjälp av öppna frågor. Syftet med coachingen är att hjälpa den som redovisat att själv komma till insikt och få inspiration till idéer. Coachingen leder till en förståelse för åhörarna om medarbetarens situation, men även ett perspektivskifte hos medarbetaren själv. Resultatet brukar ofta mynna ut i fler förbättringsförslag som på ett bättre sätt kan eliminera medarbetarens problem. Ibland kan coachingen även leda till en insikt i att identifierat problem egentligen inte är ett problem – att höra sig själv sätta ord på något gör ofta att man tvingas till att se på saken annorlunda.

Vårt spindelmoment har lett till att vi nu i större utsträckning reflekterar och analyserar snarare än bara redovisar. Det leder till mer dynamiska möten och säkerställer framdrift i vår utveckling, vilket är den största anledningen till att spindelcoachingen har kommit att bli en bestående del av våra månadsmöten.