Världens tunnaste ledningssystem – ”En process = en A4 sida”

 

Vi får ofta frågan ”hur många sidor har ni nu”? Det ska jag återkomma till.

På 80-talet gjorde jag militärtjänst och fick lära mig att ”i krig är endast det enkla möjligt”. På 90-talet när jag började arbeta så insåg jag att det var samma sak i arbetslivet: enkelhet i allt man gör är en väg till framgång. 1999 var jag med och grundade C2 Management där en ledstjärna, utifrån mina erfarenheter, var att göra allting enkelt och även att hjälpa kunderna att leva efter principen ”enkelhet”.

Ett av våra tre ben (produkter/tjänster) är att vi är konsulter och hjälper kunder att bygga ledningssystem som uppfyller kraven i en eller flera standarder, t ex informationssäkerhet (ISO 27000), kvalitet (ISO 9000), miljö (ISO 14000), arbetsmiljö (ISO 45000)…

Vi, C2 Management, är själva certifierade enligt de fyra nämnda standarderna på endast 9 A4-sidor. Det finns många fördelar med korta och enkla processer/arbetssätt. Det blir fokus på det viktiga och det blir fokus på kunden. Överst i varje processbeskrivning redovisas ett resultatdiagram, dvs ”hur går det”. Vi brukar säga att vi styr verksamheten i första hand utifrån värderingar och resultat och i andra hand utifrån beskrivna arbetssätt i dokumentationen. Även om båda behövs.

Det finns en magisk kraft i att alla enkelt kan ta till sig och förstå verksamheten och ledningssystemet och hur processer med mera hänger ihop. I och med att informationen är enkel så blir den tillgänglig för alla, och då ökar transparensen och ansvaret blir tydligare. Flera gånger har jag erfarit att när vi har bantat dokumentationen hos oss själva eller hos kunder, så ökar samarbetet. Något händer i organisationen.

Är det bara att banta dokumentationen?

Räcker det med att ”mäta antalet sidor och mäta antalet ord” och om dessa minskar så blir det bättre? Svaret är inte oväntat, nej. Man behöver förstås behålla det viktiga på de sidor man har kvar. Vad är då det viktiga?

I den har artikeln väljer jag följande exempel:


  • Ett arbetssätt som genomsyrar alla ”processer” och vårt ”ledarskap”:
    Steg 1: Var tydliga med hur vi säger att saker ska göras – vår A4-sida
    Steg 2: Gör som vi säger i steg 1.
    Steg 3: Vad är resultatet av att ni gör som ni säger? (visas längst upp på vår A4-sida)
    Steg 4: Förbättra utifrån resultatet i steg 3.
    (Källa SIQ.se)

  • Även om vi mäter i varje process så har vi få mål på företagsnivå för att inte tappa fokus. Vi gillar att mäta i stort och smått för att driva förbättringsarbetet.

  • Alla förbättringar registrerar och hanterar vi i System C2 (vår databas för att logga förbättringar och avvikelser, som är ett annat av våra ben/produkter.) I System C2 visualiserar vi inte endast förbättringarna utan även utfallet på våra mål.

  • All forskning är överens om att både kultur och struktur behövs. Vi på C2 arbetar med att utveckla vår kultur tex. genom att alla går samma grundutbildningar. En del grundutbildningar går vi externt och en del håller vi i själva (det är dessutom vårt tredje ben/produkt/tjänst). Exempel på utbildningar är ”grundläggande och avancerat förbättringsarbete” och ”ge och ta emot beröm samt skryta/berömma sig själv”.

Hör av dig om du vill veta mer.

/Lars Nilsson