Stärk den röda tråden

Företagets policy blir allt som oftast undangömd i en pärm eller som bäst som en bilaga i personalhandboken. Inte sällan saknas en tydlig röd tråd till verksamhetens mål och policyn tenderar att bli pliktrogna dokument som endast syftar till att uppfylla standardernas kravelement.

För ett tag sedan sedan stötte jag på ett företag som hade ett annat kreativt angreppssätt för detta. De körde en övning under kvartalsmöten där samtlig personal deltog. Den enkla övningen kallas kort och gott för ”Policybedömning”

Övningen involverar samtliga anställda som i grupper får i uppgift att bedöma vad delar av policyn innebär i praktiken genom att konkretisera vad det betyder i det dagliga arbetet. Företaget har kommit fram till att man genom övningen får en större förståelse och engagemang i arbetet mot att nå gemensamma mål samt att policyn blir verkligare för den enskilde anställde. Efter övningen presenterar respektive grupp vad de kommit fram till och därefter diskuterar hela företaget om mål och målnivåer är relevanta.

Här följer några exempel på utfall av övningen:

Exempel 1: Del av företagets kvalitetspolicy: Vi ska ha ett nollfelstänk

Gruppens sammanfattning av innebörd: Vi kontrollerar alla våra utleveranser. Alla avvikelser registreras och följs upp på måndagsmötet.

Ett av företagets mål: Våra reklamationskostnader ska understiga 0,5 % av omsättningen

Exempel 2: Del av företagets miljöpolicy: ”Vi arbetar ständigt med att förbättra oss för att minska påverkan på den yttre miljön”

Gruppens sammanfattning av innebörd:  På våra kvartalsmöten följer vi upp alla miljöförbättringar som genomförts.

Ett av företagets mål: Alla anställda ska genomföra en miljöförbättring per år

På detta sätt har företaget lyckats bli av med floskler och fått merparten av de anställda att både känna igen och uppskatta policyn.