Läser man innehållet i ISO-standardernas kravelement för ledningens genomgång blir man lätt lite trött. Väljer man ett bokstavligt angreppssätt krävs ett gediget förarbete och många timmar avsatta för själva genomförandet. Min upplevelse som utbildad externrevisor är tyvärr dock att många agendapunkter blir konstateranden, snarare än vad som är menat; diskussioner som driver verksamheten framåt. En kund benämnde det hela lite skämtsamt som en ”fyller-i-övning”- det handlar mest om att fylla i uppgifter för att sedan ha något att visa för revisorn. De ibland ganska byråkratiska formuleringarna i standardtexten försvårar även för den som inte är insatt.

Det jag personligen bedömer som mest centralt för ledningens genomgång är det man faktiskt ska få ut av övningen. Eller som kravelementet 9.3.3 Resultat av ledningens genomgång fastslår: att ledningens genomgång ska resultera i beslut för möjlighet till förbättring. Som jag tolkar det krävs alltså att agendapunkterna blir diskussioner eller övningar snarare än konstateranden eller redovisningar.

För att detta ska bli möjligt föreslår jag att ni istället för att köra igenom hela LG-agendan under ett och samma möte delar upp agendapunkterna över årets ordinarie ledningsmöten. På det sättet kan man djupdyka i varje ämne och verkligen skapa förutsättningar för att genomföra förbättringar. Det finns nämligen inget i standardtexterna som motsäger detta. Uppdelningen kan göras på flera olika sätt, nedan följer några förslag:

–       Tema SWOT: Ägna ett ledningsmöte åt att göra gemensamma SWOT-analyser. Denna övning täcker ett flertal av standardens krav.

–       Tema kund: Hur ser utfallet ut från den senaste kundundersökningen? Har vi hittat rätt former för vår kundundersökning? Hur ligger vi till med reklamationerna?

–       Tema förbättring: Hur ser delaktigheten ut för förbättringsförslag? Resulterade den senaste internrevisionen i några förbättringar? Analyseras trender för inträffade avvikelser?

Samtliga ovanstående teman kräver givetvis fortfarande ett gediget förarbete men jag tror att det resulterar i fler och mer kvalitativa förbättringar!
Jag hoppas att ni testar ovan i någon form, och hör av er till mig mer era erfarenheter eller om ni har några frågor om hur ni kan öka värdeskapandet i arbetet med ert ledningssystem!