På C2 Management har vi arbetat hårt för att göra vårt ledningssystem så enkelt och användarvänligt som möjligt. Genom åren har vi i olika forum berättat om hur vi resonerat för att åstadkomma ett 9 sidor tunt ledningssystem certifierat enligt 4 standarder. För att fördjupa detta ytterligare kommer vi därför i våra nyhetsbrev under året beskriva hur vi tolkar kravelementen i ISO-standarderna presenterat som korta krönikor. Krönikorna kommer innehålla tolkningen av kraven i ISO-standarderna för kvalitet och miljö (ISO 9001 & ISO 14001).
Eftersom det sedan de senaste utgåvorna av standarderna finns en gemensam struktur (High Level Structure) kommer vi att presentera tolkningen av kravelementen för de två standarderna gemensamt.
Vi börjar såklart från början med 4.1: Att förstå organisationen och dess förutsättningar:
Detta kravelement kan tolkas som sunt förnuft. Det säger väl sig självt: Om man inte har koll på sin omvärld och sin egen organisation kanske det är svårt att bedriva en verksamhet?
Jovisst, absolut. Men vår uppfattning är att andemeningen i kravelementet är att organisationen ska ha en strategisk förståelse för sin in- och omvärld och hur de kan påverka möjligheterna att nå sina mål. Det handlar alltså om att man behöver ett systematiskt angreppssätt. En annan viktig del är att utkomsten av de man kommit fram till ska speglas i ledningssystemet.
Formuleringen i kravelement är språkligt lite invecklad ”Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och dess strategiska inriktning…”
Men vad innebär detta egentligen?
Vår tolkning av detta:
Organisationen ska ha koll på vilka inre och yttre faktorer som påverkar den strategiska inriktningen och kontinuerligt analysera dessa. Ledningssystemet ska stödja den strategiska inriktningen.
Tillägg för miljö: Organisationen ska ha koll på hur yttre miljöförhållanden kan påverka eller påverkas av organisationen.
Vad är då dessa faktorer?
Exempel på yttre:
Har vi koll på våra konkurrenter? Finns det legala krav som påverkar vår verksamhet? Förutsätter vår verksamhet någon speciell teknik?
Exempel på inre:
Organisationens kultur samt förmågor i olika aspekter såsom tekniska, finansiella, tid etc. Hur kan man då göra för att uppfylla kravet?
Det finns flera olika exempel på analyser, t.ex. PEST- analys (Politisk, Ekonomisk, Social & Teknisk) som kan göras regelbundet tillsammans i ledningen eller i större grupper. Vi har själva valt att regelbundet göra en SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats)
Vid analysen görs indelning i två huvudkategorier:
- Interna faktorer - Styrkor och Svagheter
- Externa faktorer - Möjligheter och Hot
Samtliga deltagare i SWOT:en får individuellt svara på de fyra områdena. Sedan görs en gemensam summering samt diskussion av vad som behöver tas vidare. Resultatet och eventuella åtgärder registrerar vi sedan i System C2. Inte särskilt mödosamt men intressant och många gånger givande!
Genomför man en SWOT regelbundet uppfyller man dessutom ett annat krav i standarden: 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter!
Krävs det någon dokumentation?
Nej, egentligen inte. Men har en analys av detta slag genomförts en gång kan det vara ganska enkelt att uppdatera den kommande gånger.