Jag har genom åren märkt att många företag och individer har svårt att prioritera bort saker. Men att kunna säga nej och lägga ned vissa aktiviteter är en kritisk färdighet, särskilt inom förbättringsarbete och avvikelsehantering. Förbättringsarbete handlar om att ständigt sträva efter att göra saker bättre. Men för att verkligen lyckas med detta tror jag att vi måste träna på att släppa taget om saker. Det kan vara svårt att erkänna att något vi har investerat tid och resurser i inte längre är värdefullt, men det är en nödvändighet att kunna fokusera på det som verkligen gör skillnad.

Om vi bara hela tiden adderar i våra processer, vår arbetsmiljö, våra rutiner etc så blir det i längden ohållbart, otillgängligt, obegripligt och omöjligt att efterleva i praktiken. Genom att fokusera på allt, så blir risken stor att inget blir klart och allt blir halvgjort (eller åtminstone halvdant gjort).

Här tänkte jag lista några vanliga hinder jag upplever att organisationer och individer har vad gäller att prioritera bort saker och tips på hur man kan gå tillväga för att komma över dem.

För att hjälpa våra kunder att efterleva kraven i DORA finns följande moduler i System C2 för att hantera främst incidenter och risker:

1. Rädsla för att missa något viktigt:
När vi har investerat mycket tid och energi i ett projekt eller en uppgift kan det vara svårt att släppa taget. Denna emotionella investering kan göra det svårt att erkänna att något inte längre är värdefullt.

Tips - Fokusera på målen

Genom att gå tillbaka till de övergripande mål som finns för verksamheten/avdelningen/teamet kan du lättare avgöra vad som är viktigt och vad som kan prioriteras bort. Detta minskar rädslan för att missa något viktigt.

2. Emotionell investering:

När vi har investerat mycket tid och energi i ett projekt eller en uppgift kan det vara svårt att släppa taget. Denna emotionella investering kan göra det svårt att erkänna att något inte längre är värdefullt.

Tips - Sök feedback utifrån

Be om feedback från kollegor i en annan del av organisationen eller vänner för att få en utomstående syn på vad som är viktigt och vad som kan prioriteras bort.

3. Brist på tydliga mål och prioriteringar:

Utan tydliga mål kan det vara svårt att avgöra vad som är viktigt och vad som kan prioriteras bort. Detta kan leda till att man försöker göra allt på en gång, vilket minskar effektiviteten.

Tips - Sätt SMARTa mål:

Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbundna mål hjälper dig att hålla fokus och prioritera rätt.

4. Kulturella faktorer:

I vissa organisationer kan det finnas en kultur där det inte är accepterat att säga nej eller lägga ned projekt. Detta kan skapa en miljö där alla uppgifter anses lika viktiga, vilket gör det svårt att prioritera bort.

Tips - Skapa en öppen kultur:

Uppmuntra en kultur där det är accepterat att säga nej och prioritera bort. Detta kan göras genom att ledningen föregår med gott exempel och visar att det är okej att fokusera på det som är viktigast.

5. Brådskande men oviktiga uppgifter:

Många fastnar i att hantera brådskande men oviktiga uppgifter, vilket tar tid och fokus från de uppgifter som verkligen gör skillnad.

Tips - Prioriteringsmatriser:

Gör en matris med fyra fält, där den ena axeln representerar viktighet och den andra hur brådskande uppgiften är. Sätt ut aktiviteterna/förbättringarn i de olika rutorna och välj det som är viktigt och brådskande först. Lägg ned det som är lite viktigt och inte brådskande. En annan variant på matrisen är att ha genomförbarhet på ena axeln och trolig effekt på andra axeln.

Genom att skapa en kultur där det är accepterat att prioritera bort och genom att ha tydliga mål och strategier kan vi bli bättre på att fokusera på det som verkligen är viktigt.

Känner du igen dig?