Varför gör vi inte som vi säger att vi ska göra?

Nu räcker det! Varför tar vi inte tag i det? Varför gör vi inte som vi säger att vi ska göra? Det står ju tydligt här att vi bestämde det!

Nu har vi ju vi bestämt att processen ska se ut så här, det står ju här hur vi ska göra – varför gör vi inte så!

Hörni, vi sa ju i början på året att vi skulle bli bättre på att fånga upp tillbud, vi bestämde ju det och har skapat enkla instruktioner hur man ska göra men nu står vi fortfarande på ruta ett.

Har ni den här typen av citat förr? Det har jag.

Under mina över 10 år som arbetsverksam har jag jobbat tillsammans med många verksamheter och det är något som jag tycker är återkommande nämligen att vi ofta har en tendens att missa frågan med stort ”F”, som kanske är den viktigaste när det gäller förändrings- och förbättringsarbete. Nämligen att få med oss människan(-orna) som i praktiken ska förändra sig.

Varför gör vi det? Jag tror att det beror på att vi fullkomligen älskar att ta den enkla vägen. Genvägen. När en förändring ska till i en verksamhet så vill vi (1) göra det så enkelt som möjligt för oss och (2) visa ett konkret resultat av det vi beslutat.

Så, hur gör vi det så enkelt som möjligt för oss, samtidigt som vi kan visa på ett tydligt resultat gentemot organisationen att vi tagit tag i förändringen som ska göras?

Svaret = ändra i vår struktur (ex. rutinbeskrivningar, processbeskrivningar, mallar, system).

Problemet = ingen (eller åtminstone väldigt få) ändrar sina beteenden endast med utgångspunkt av en ändrad struktur.

Hur ska vi göra då för att få med oss alla? Lösningen är lite klurig, men ironiskt nog i sin form, också enkel.

Syftet med allt förbättringsarbete, som ska vara långsiktigt hållbart, är att skapa ännu bättre förutsättningar för organisationen att nå sina mål. För att lyckas med detta krävs två övergripande komponenter, på C2 kallar vi dom Kultur och Struktur. Struktur, det handlar om processer, rutiner, instruktioner, organisation, IT-stöd etc. Kultur inbegriper hur vi samtalar och kommunicerar med varandra, vilka attityder vi har mot varandra, mot kunder och mot våra arbetssätt; i korta och mer konkreta ordalag “vad vi säger, gör och tänker”.

Vad jag sett är att vi ofta förbiser ”Kultur”-delen när vi genomför förändringar. Vi ställer oss inte frågor som; Hur kommer de förändringar vi gör i strukturen påverka människor? Hur kan vi använda vårt sätt att t.ex. kommunicera i det dagliga för att underlätta förändringen vi vill åstadkomma? Här tror jag vi måste bli bättre -> och för att bli bättre tränar man. Nästa gång ni ska göra en förändring uppmanar jag dig till att lyfta någon av frågorna nedan. Jag är nyfiken på att höra vad ni kommer fram till och vad det blir för diskussioner.
Det kommer kanske inte att vara helt enkelt. Men som med det mesta här i världen; ”Övning ger färdighet!”

Exempel på frågor som kan vara nyttiga att ställa sig:

  • Vad finns det för incitament för de som ska förändra sitt beteende att göra det, helt enkelt vad har de för svar på ”Varför ska jag förändra mig eller mitt sätt att göra saker?”?
  • Vad ska jag som ledare, i mitt dagliga ledarskap och mitt sätt att kommunicera, göra för att underlätta och driva på den förändring som ska ske? Hur kan jag förstärka “det nya rätta” agerandet?
  • Vad gör jag idag, i mitt dagliga ledarskap och mitt sätt att kommunicera, som eventuellt försvårar för att få denna förändring att ske?
  • Går den förändring vi vill göra (i IT-stöd, arbetssätt, processer) i linje med våra värderingar och organisationens övergripande mål?

Att svara på denna typ av frågor är inte alltid enkelt. Men om vi verkligen menar allvar och vill få ut full potential av våra förändringar så snabbt som möjligt i verksamheten så vill jag påstå att de är helt avgörande.

Lycka till!

PS. Är ni nyfikna på en vidare diskussion i denna fråga eller något som rör verksamhetsutveckling eller förbättringsarbete i övrigt. Hör av er till oss på info@c2management.se!